Remboursement des frais de conduite selon RQ pour les employeurs

Que vos employés conduisent des voitures d’entreprise ou leurs véhicules personnels à des fins professionnelles, ils s’attendent généralement à recevoir une indemnisation pour les frais de conduite professionnelle encourus.

L’allocation pour l’utilisation d’un véhicule versée à vos employés n’est pas imposable si vous répondez à des exigences spécifiques (car les remboursements sont des coûts déductibles) et permettra également à votre entreprise de payer moins d'impôt.

Dans les sections ci-dessous, nous passerons en revue les exigences de l’allocation pour l’utilisation d’un véhicule de Revenu Québec pour les employeurs et les propriétaires d'entreprise et nous vous présenterons vos options et les bonnes pratiques pour la mise en œuvre d’un programme de versement d’allocation pour l’utilisation d’un véhicule.

Nous avons une solution : Driversnote Teams. Cette application est conçue pour suivre automatiquement le kilométrage professionnel et créer des rapports conformes aux exigences de Revenu Québec en un seul clic. Nous y reviendrons plus tard. 

Les règles de Revenu Québec relatives aux allocations pour l’utilisation d’un véhicule

Revenu Québec estime qu’une allocation est un remboursement des frais de conduite professionnelle encourus par les employés qui utilisent un véhicule personnel. Les allocations pour l’utilisation d’un véhicule sont versées en sus des salaires des employés et sont imposables, sauf si elles sont fondées sur le taux par kilomètre raisonnable établi par Revenu Québec.

Revenu Québec estime qu’une allocation est « raisonnable », c'est-à-dire qui ne sera pas imposable, lorsqu’elle remplit les critères suivants :

• L’allocation n’est versée que pour le nombre de kilomètres parcourus par l’employé dans le cadre de son travail
• Vous utilisez un taux par kilomètre raisonnable, ou un taux légèrement inférieur aux taux officiels de Revenu Québec, en fonction du type de véhicule
• Vous n’avez pas versé d'autres remboursements pour la même utilisation professionnelle du véhicule de société ou le véhicule personnel de votre employé

Si l’allocation pour l’utilisation d'un véhicule que vous avez versée répond à tous ces critères, vous n’aurez pas à déduire d’impôt, de cotisation assurance-emploi ou de cotisation au régime de pensions du montant de l’allocation de vos employés.

Toute allocation pour l’utilisation d’un véhicule que vous avez versée qui ne remplit pas ces critères doit être imposée.

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Exemples d’allocation pour l’utilisation d’un véhicule imposable selon Revenu Québec

• Vous utilisez un taux par kilomètre trop élevé par rapport au taux par kilomètre raisonnable de Revenu Québec pour rembourser les frais de conduite de vos employés.
• Vous utilisez un taux trop bas par rapport aux taux officiels de l’allocation pour l’utilisation d’un véhicule de Revenu Québec.
• Vous accordez une allocation à taux forfaitaire qui n’est pas basée sur le nombre de kilomètres parcourus par vos employés dans le cadre de leur travail.

Dans tous ces cas de figure, Revenu Québec considérera que votre allocation est un avantage et vous devrez la déduire de l’impôt sur le revenu, les pensions et l’assurance-emploi de vos employés.

Dans ces situations, les employés peuvent alors demander une déduction fiscale sur leurs frais de conduite auprès de Revenu Québec.

Les employés utilisant des véhicules de société

Si un employé utilise une voiture de société, les règles sont un peu plus compliquées et dépendent de différents critères : si vous couvrez les coûts d'utilisation de la voiture, si l’employé peut utiliser la voiture à des personnelles, etc. Apprenez-en plus sur ces règles ici, car elles influeront sur les impôts et les autres coûts exigés par Revenu Québec.

Le taux standard de l’allocation pour l'utilisation d’un véhicule de Revenu Québec

Chaque année, Revenu Québec établit un taux par kilomètre raisonnable pour les frais de conduite professionnelle. Ce taux représente le taux le plus élevé auquel vous pouvez rembourser chaque kilomètre parcouru par vos employés dans le cadre de leur travail, sans que ce remboursement soit imposable.

D’autres méthodes de couverture des frais de conduite des employés peuvent être considérées comme des revenus et par conséquents, imposables.

Combien vous pouvez payer pour les frais de conduite par kilomètre

Vous pouvez choisir d’utiliser un taux de centimes par kilomètre différent de celui de Revenu Québec, mais ce taux est généralement une norme pour la plupart des entreprises. Si vous utilisez un taux par kilomètre plus élevé pour vos allocations pour l’utilisation d’un véhicule que vous versez à vos employés, Revenu Québec considérera cette allocation comme imposable.

Les taux par kilomètre raisonnable de l’allocation pour l’utilisation d’un véhicule de 2024 s’élèvent à :

• 70 centimes par kilomètre pour les 5 000 premiers kilomètres parcourus
• 64 centimes par kilomètre additionnel

Ce taux est de 4 centimes de plus pour les Territoires du Nord-Ouest, le Yukon et le Nunavut.

Remboursement des frais de conduite pour les équipes avec Driversnote

Si vous recherchez une solution pour votre programme d’allocation pour l’utilisation d’un véhicule, vous pouvez essayer notre solution pour les équipes.

Diversnote Teams vous permet de fournir à vos employés une solution simple de suivi automatique de leur kilométrage dans le cadre de leur travail et vous avez la garantie de recevoir des rapports de kilométrage cohérents pour leurs allocations d’utilisation d'un véhicule.

Vous vous demandez comment créer une équipe ? Consultez la vidéo ci-dessous.

Les meilleures pratiques en matière d’allocation pour l’utilisation d’un véhicule de Revenu Québec

Il serait judicieux de demander à vos employés de consigner les kilomètres qu’ils ont parcourus dans le cadre de leur travail. Cela aide votre entreprise à éviter les demandes de remboursement excessif d’allocation pour l’utilisation d’un véhicule et vous assure que vos employés reçoivent ce qui leur est dû. Les employés n’auront pas besoin de conserver les factures et les reçus relatifs à leurs frais de conduite si vous leur versez une allocation fondée sur le taux par kilomètre de Revenu Québec.